Materi Pertemuan 4 Manajemen Public Relations

Perencanaan program PR berdasarkan analisis situasi dan kondisi menurut Cutlip, Center dan Broom adalah sebagai berikut:

1. A Searching Look Backward, yaitu penelusuran sejarah organisasi untuk menetapkan faktor yang mempunyai peranan penting dalam situasi yang terjadi.
2. A Deep Look Inside, yaitu penelusuran terhadap beberapa fakta dan opini yang dipertimbangkan dari sudut pandang tujuan dan kemampuan internal organisasi.
3. A Wide Look Around, yaitu melihat hal-hal yang ada dalam berbagai aspek (politik, sosial dan ekonomi) di lingkungan sekitar pada saat ini untuk rencana kedepannya.
4. A Long, Long Looks Ahead, yaitu memandang jauh kedepan serta tujuan dan pelaksanaan program organisasi ditentukan berdasarkan misi yang cukup logis dan kemudahan dalam mencapai tujuan.

Pokok-Pokok Perencanaan PR

• Rencana Strategis, yaitu memuat keputusan yang terkait dengan tujuan utama dan kebijakan organisasi dalam mengimplementasikannya. Rencana ini biasanya dibuat oleh manajemen level atas.
• Rencana Taktis, yaitu mengembangkan keputusan spesifik tentang apa yang akan dilakukan pada setiap level organisasi dengan tujuan melaksanakan rencana strategis. Fokusnya dengan kejadian pada operasi harian suatu organisasi.

Tiga dasar hakiki agar rencana program PR dapat berjalan dengan baik adalah sebagai berikut:

1. Rencana program harus dibuat dengan rinci dan didukung oleh pihak manajemen.
2. Rencana program tersebut harus memiliki tujuan.
3. Melakukan pengarahan tentang rencana program tersebut, misalnya seperti sosialisasi.

Faktor Utama Rencana Program

• Kegiatan yang akan diimplementasikan, berbentuk proposal perencanaan PR.
• Perencanaan anggaran.
• Perizinan dari pihak yang berwenang.
• Strategi pelaksanaan suatu kegiatan.
• Rapat periodik.
• Perekrutan karyawan beserta penjelasan pekerjaannya (job description).
• Penyediaan sarana untuk hal-hal yang tak terduga.

Materi Pertemuan 3 Manajemen Public Relations

Dalam pertemuan ketiga mata kuliah manajemen public relations membahas tentang materi “proses public relations”. Dalam kegiatan atau pekerjaan seorang public relations, terdapat 4 langkah proses yang harus dilakukan. Yang pertama adalah definisi permasalahan, maksudnya adalah PR menganalisa situasi apa yang sedang terjadi di dalam instansi maupun publik. Yang kedua adalah perencanaan dan program. Di proses ini, PR merencanakan strategi apa yang harus dibuat dalam menemukan solusi permasalahan, contohnya dengan membuat suatu program yang membantu penyelesaian masalah. Yang ketiga adalah aksi dan komunikasi. Dalam hal ini, PR akan mengaplikasikan strategi berupa tindakan. Yang terakhir adalah evaluasi program.

Dalam mendefinisikan masalah tentu dibutuhkan riset atau penelitian yang mendalam mengenai masalah yang terjadi. Hal utama yang harus dilakukan dalam riset adalah pengumpulan fakta, yaitu dengan melakukan pengumpulan data primer, pengolahan dan perumusan data. Hal itu berdasarkan dari sampel yang diambil, jenis penelitian, lokasi responden dan lamanya penelitian. Selain itu, PR juga bisa melakukan content analysis, maksudnya adalah menganalisis beberapa berita dari media-media utama. Cara kedua adalah clipping service, yaitu berita yang dianalisis disebarkan atau disosialisasikan dengan eksekutif yang berkepentingan.

Ada beberapa jenis penelitian yang bisa diaplikasikan PR berdasarkan kepentingan yang terkait, yaitu sebagai berikut.

1. Penelitian Informal.

Dalam jenis penelitian ini, praktisi PR harus mengumpulkan fakta sebanyak-banyaknya terutama yang menyangkut opini dan sikap karyawan terhadap pekerjaan. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui masalah-masalah dalam perusahaan dan hubungan dengan publik atau unsur lain diluar perusahaan. Data yang dikumpulkan berupa data lapangan dan data primer. Penelitian ini dilakukan atas pertimbangan anggaran PR yang belum memadai serta mencegah timbulnya keresahan bila perusahaan melakukan pemeriksaan secara formal.

Teknik Riset Informal.

- Menyimpan dokumen atau database.

- Kontak utama. Opinion leaders dalam komunitas industri atau organisasi.

- Komite khusus. Kelompok penasihat.

- Kelompok fokus, berupa sejumlah kecil orang yang memiliki karakteristik demografis yang sejalan atau berdekatan.

- Pemantauan informal, memonitor laporan berita baik cetak, elektronik maupun internet serta melakukan pengecekan surat masuk, telepon dan laporan penjualan.

- Internet, perpustakaan dan sumber database.

2. Penelitian Sekunder.

Dalam penelitian ini, praktisi PR harus membiasakan diri melakukan skimming atas berita-berita pokok dan membaca secara intensif artikel yang ada kaitannya dengan suatu lembaga. Data yang dikumpulkan dalam penelitian ini diolah oleh pihak ketiga.

3. Penelitian Formal.

Dalam penelitian ini biasanya menggunakan jasa riset dan perusahaan konsultan diluar instansi. Cara melakukan penelitian ini adalah dengan cara wawancara mendalam. Pertimbangan dari jenis penelitian ini adalah karena memerlukan keahlian profesional yang membutuhkan ketekunan dan pengalaman, memerlukan obyektifitas serta menyita banyak waktu.

Teknik Riset Formal.

- Analisis isi, menghitung verbal content dari pesan tertulis atau lisan yang sudah ditranskripsikan, kliping berita, chatroom, laporan tahunan dan publikasi lain dari pesaing instansi yang terkait.

- Riset survei, pengujian secara hati-hati dan terperinci terhadap pengetahuan, persepsi, sikap dan opini dari anggota publik yang beragam. Data yang dikumpulkan berupa data demografis dan data opini.

- Riset eksperimental. Eksperimental laboratium dan lapangan.

Materi Pertemuan 2 Manajemen Public Relations

Secara struktural, humas merupakan bagian dari organisasi. Artinya, fungsi dari humas sendiri melekat pada manajemen perusahaan. Selain itu, fungsi dari humas bersifat 2 arah, menghubungkan antara lembaga dengan publik sebagai peranannya serta menentukan sukses tidaknya visi, misi dan tujuan dari organisasi atau perusahaan yang terlibat.

Berikut adalah peran strategis PR dalam manajemen organisasi:

- Mengevaluasi opini publik

- Mengidentifikasi kebijakan dan prosedur organisasi untuk kepentingan publik

- Merencanakan dan melaksanakan program kegiatan

- Menciptakan dan mengembangkan persepsi baik bagi organisasi, perusahaan, lembaga atau produknya terhadap publik yang mempunyai dampak positif.

Manajemen humas secara operasional berfungsi melaksanakan penelitian untuk memperoleh data primer maupun sekunder. Penelitian tersebut bersifat opini maupun riset motivasi yang tertuju pada jiwa manusia, berkaitan dengan kebutuhan dan keinginan. Selain itu, humas juga melaksanakan perencanaan penyusunan suatu program acara. Agenda setting program kerja humas berdasarkan fakta di lapangan.

Lalu humas juga mengkoordinasi suatu tim kerja dengan menentukan kerja sama dan keterlibatan bagian atau divisi lainnya dalam satu koordinasi tim yang solid sebagai upaya pencapaian tujuan perusahaan. Dalam bagian produksi, bentuk yang dihasilkan oleh humas berupa publikasi dan promosi dalam upaya mendukung perluasan pemasaran produk yang berpengaruh pada perusahaan.

Definisi dari manajemen humas atau Public Relations adalah proses penelitian, perencanaan, pelaksanaan dan pengevaluasian suatu kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi. Proses manajemen humas biasa dilakukan oleh seorang praktisi dalam kegiatan humas. Menurut Frank Jeffkins, humas merupakan segala sesuatu yang terdiri dari semua bentuk komunikasi yang terencana, baik ke dalam maupun luar untuk mencapai tujuan khusus, yaitu saling mengerti satu sama lain.

Tahapan dalam proses PR adalah sebagai berikut.

1. Menentukan masalah

Tahapan ini disebut juga sebagai tahapan penelitian, yaitu mencari informasi atau data yang menjadi modal dalam melakukan langkah selanjutnya. Tahapan ini sekaligus menjawab pertanyaan apa yang sedang terjadi.

2. Perencanaan

Perencanaan dapat diartikan sebagai hal, cara atau hasil kerja yang sudab direncanakan dengan matang. Fungsi perencanaan meliputi kegiatan apa yang ingin dicapai, bagaimana cara mencapainya, berapa lama, berapa orang yang diperlukan serta berapa jumlah biaya yang dibutuhkan. Dalam jangkauan waktunya perencanaan dibagi menjadi tiga tahapan, yaitu:

- Perencanaan jangka pendek.

- Perencanaan jangka menengah.

- Perencanaan jangka panjang.

3. Aksi dan komunikasi

Tahapan ini melaksanakan apa yang sudah ada langkag pertama untuk mencapai apa yang sudah dilaksanakan, terkait dengan apa yang dilaksanakan, kapan dilaksanakan, dimana dan melibatkan siapa saja, serta media apa yang digunakan.

4. Evaluasi

Tahap ini merupakan langkah terakhir untuk mengetahui dan menilai apa yang sudah dilakukan telah sesuai dengan yang direncanakan atau tidak.